De când factura electronică a devenit obligatorie între companii, factura valabilă este cea din sistemul RO e-Factura, nu PDF-ul primit pe e-mail. Obligația e clară. Felul în care facturile ajung din SPV până în contabilitate a rămas însă, în multe firme, o muncă manuală.
Ce îngreunează gestiunea facturilor electronice
- Descărcare manuală din SPV. Cineva intră periodic în Spațiul Privat Virtual, descarcă arhivele ZIP și le salvează într-un folder. Dacă lipsește o zi, facturile așteaptă.
- Fereastra de 60 de zile. Facturile rămân disponibile pentru descărcare în SPV aproximativ 60 de zile. După aceea, păstrarea lor este exclusiv responsabilitatea emitentului și a beneficiarului.
- XML-uri pe care nu le citește nimeni. Arhiva conține XML-ul facturii și semnătura. Pentru a vedea furnizorul, liniile sau totalul, fișierul trebuie convertit sau deschis într-o aplicație separată.
- PDF-ul nu este factura. Documentul care contează este XML-ul validat și semnat în sistem. PDF-ul primit pe e-mail sau tipărit are doar rol informativ, deși multe firme lucrează tot cu el.
- Termene și amenzi. Din 1 ianuarie 2026, emitentul are 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturii (OUG nr. 89/2025). În relația B2B, înregistrarea în contabilitate a unei facturi primite pe altă cale decât RO e-Factura se sancționează cu amendă de 15% din valoarea facturii.
- Aprobări pe e-mail. Factura de achiziție trebuie văzută de cel care a comandat bunul sau serviciul. Se trimite pe e-mail, se așteaptă un „ok”, iar uneori răspunsul nu mai vine.
- Justificative separate. Avizul de expediție, procesul-verbal de recepție sau contractul stau în alte locuri decât factura.
- Introducere repetată în contabilitate. Datele deja existente în XML se tastează din nou în ERP, cu riscul de eroare la fiecare introducere.
Cum lucrează modulul eFactura din Documenta DMS
Modulul preia factura direct din sursă și o transformă într-o înregistrare ușor de căutat, cu fișierele originale atașate:
- Import automat, din trei surse. Documenta descarcă facturile primite și emise direct din SPV, la intervale configurate. Poate prelua și arhivele depuse într-un folder de rețea sau trimise pe o adresă de e-mail dedicată. O factură venită din două surse nu se importă de două ori.
- Datele din XML devin câmpuri. Arhiva se dezarhivează, iar XML-ul (UBL 2.1, CIUS-RO) se citește automat: număr, dată, scadență, partener, CUI, TVA, totaluri și liniile facturii.
- Toate facturile într-o listă cu filtre. Facturile primite și emise se filtrează după partener, CUI, număr, perioadă, valoare, monedă sau status. De exemplu: „toate facturile de la un furnizor în septembrie, peste 10.000 RON”.
- Fișa facturii. Detaliile sunt grupate în tab-uri: date generale, partener, linii, TVA și totaluri, plată, fișiere. Arhiva ZIP originală, XML-ul și semnătura rămân atașate.
- PDF și export. Fiecare factură are PDF în formatul standard ANAF sau într-un șablon propriu. Pentru audit sau control fiscal, mai multe facturi se exportă deodată, ca ZIP-uri originale, cu sau fără PDF.
Pentru facturile de achiziție, modulul adaugă circuitul de aprobare:
- Responsabilul se identifică automat, după CUI-ul furnizorului, iar factura pleacă imediat pe flux. Facturile fără responsabil identificat se alocă manual.
- Unul sau mai mulți aprobatori, în ordinea stabilită, primesc sarcina în lista de lucru, cu notificare.
- Justificativele se atașează pe flux: aviz, proces-verbal de recepție, comandă sau contract.
- Statusul se actualizează automat (Nouă, În aprobare, Aprobată sau Respinsă), iar istoricul arată cine a decis, când și cu ce comentariu.
- Datele pleacă în ERP sau în aplicația de contabilitate după aprobare, fără reintroducere.
Primii doi pași se aplică tuturor facturilor, primite și emise. De la identificarea responsabilului încolo, circuitul este cel pentru facturile de achiziție.
O factură de achiziție, înainte și după
Să luăm o factură lunară de la un furnizor de servicii IT, care trebuie confirmată de departamentul care folosește serviciul.
| Pas | Fără un sistem dedicat | Cu Documenta eFactura |
|---|---|---|
| Preluarea | Contabilul descarcă ZIP-ul din SPV când are timp | Factura este preluată automat din SPV, la intervalul stabilit |
| Citirea | XML-ul se convertește în PDF ca să poată fi citit | Furnizorul, liniile și totalurile apar direct în fișa facturii |
| Cine aprobă | Se caută pe e-mail cine a comandat serviciul | Responsabilul este identificat după CUI-ul furnizorului |
| Aprobarea | PDF-ul circulă pe e-mail și se așteaptă un răspuns | Sarcina apare în lista de lucru a aprobatorului, cu notificare |
| Justificativele | Procesul-verbal de recepție stă într-un alt dosar | Procesul-verbal se atașează facturii, pe flux |
| Contabilizarea | Datele se tastează din nou în ERP | Datele aprobate pleacă în ERP fără reintroducere |
| La control | Originalele, aprobările și justificativele se adună din mai multe locuri | Totul se exportă din aceeași fișă |
Două variante, după nevoile companiei
| Variantă | Pentru cine | Ce include |
|---|---|---|
| Documenta eFactura Standard | Companii care vor ordine și acces rapid la facturile primite și emise | Import din SPV, folder sau e-mail; date extrase din XML; listă cu filtre; fișa facturii; PDF; export multiplu |
| Documenta eFactura Standard + Custom | Companii cu circuit de aprobare pentru facturile de achiziție | Tot ce include Standard, plus alocare automată după furnizor, flux de aprobare, justificative, istoric și transmitere în ERP |
După cele 60 de zile, arhivarea rămâne la companie
SPV-ul nu este o arhivă. Facturile pot fi descărcate de acolo aproximativ 60 de zile, iar după aceea compania trebuie să le păstreze singură, pe toată durata legală. Documentul care trebuie păstrat este XML-ul validat și descărcat din SPV, cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor.
În Documenta, fiecare factură își păstrează arhiva ZIP originală, XML-ul, semnătura și PDF-ul, alături de justificative și de istoricul aprobării. Facturile ajung în arhiva electronică Documenta DMS, unde se regăsesc după orice câmp, oricând, și după ce au dispărut din SPV.
Ce câștigă compania
- Nicio factură rămasă în SPV. Preluarea e automată și nu depinde de cine e în concediu.
- Date introduse o singură dată. Ce există deja în XML nu se mai tastează.
- Aprobări vizibile. Statusul fiecărei facturi se vede în listă, fără șiruri de e-mailuri.
- Pregătiți pentru control. Originalele, justificativele și istoricul aprobării stau împreună și se exportă în câteva clicuri.
Întrebări frecvente
Facturile se descarcă automat din SPV? Da. Documenta preia facturile primite și emise direct din SPV, la intervalele stabilite. Arhivele pot veni și dintr-un folder de rețea sau de pe o adresă de e-mail dedicată.
Ce se întâmplă dacă aceeași factură vine din două surse? Se importă o singură dată. Duplicatele sunt recunoscute la import.
Trebuie să schimbăm aplicația de facturare sau ERP-ul? Nu. Documenta lucrează alături de ele. Facturile emise se preiau din SPV, iar după aprobare datele facturilor de achiziție pleacă spre ERP. Mecanismul de integrare se stabilește împreună cu dumneavoastră, în funcție de sistemul folosit.
Cine aprobă o factură de la un furnizor nou? Când furnizorul nu are încă un responsabil asociat, factura intră într-o listă de alocat. Un utilizator alege destinatarul, iar asocierea poate fi adăugată în nomenclator pentru facturile următoare.
Putem avea PDF-ul facturii în formatul nostru? Da. Pe lângă formatul standard ANAF, PDF-ul poate fi generat după un șablon propriu, cu antet și câmpuri alese de dumneavoastră.
Putem începe doar cu facturile primite și emise, fără aprobare? Da. Varianta Standard acoperă preluarea, consultarea și exportul. Circuitul de aprobare se poate adăuga ulterior.
